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Gérer plusieurs projets à la fois

Gérer plusieurs projets à la fois Posted on 22 septembre 2020Last modified on septembre 23, 2020 Leave a comment

Comment gérer plusieurs projets à la fois ?

Vous avez envie de mener de front plusieurs projet, mais vous avez l’impression de vous éparpiller ? Je vous comprends très bien car c’est une problématique qui me suit depuis des années. Pour ne pas dire depuis le début… J’ai démarré mon parcours professionnel par un CDI auquel s’est très vite ajouté plusieurs « side projects ». Et aujourd’hui, je cumule trois casquettes : une de CTO pour Buisson Assurances, une autre de conseiller en gestion de patrimoine et je développe mon coaching Erable à travers mon blog etc.

En lisant le livre « The One Thing : Passez à l’essentiel » de Gary W. Keller et Jay Papasan, j’ai compris qu’il fallait se focaliser sur une seule chose pour être productif.

Cependant, j’ai toujours été admiratif des entrepreneurs capables de gérer plusieurs entreprises à la fois : Richard Branson, Elon Musk etc.

Gérer plusieurs projets et entreprises est donc possible… mais comment faire ? Je n’ai pas de recette miracle, mais il y a quelques principes qui me permettent de m’améliorer au quotidien…

Clef n°1 : Centraliser l’information

J’ai 6 boites mails, plusieurs drive et outils de gestion. Cependant, j’ai trouvé le moyen de centraliser l’information au même endroit. Par exemple, sur mon iPhone j’ai plusieurs boites mails que je peux gérer en même temps. Ou encore, j’ai centralisé mes agendas… N’hésitez pas à débourser un peu de budget dans un bon outil de gestion des tâches : visualiser l’avancement, prioriser et déléguer est très important.

Elon Musk va même plus loin. Il utilise exactement le même format de communication avec toutes ses sociétés. Par exemple, le format des réunions est le même, les reporting etc.

Clef n°2 : Recruter des profils adéquates

Il faut donc s’entourer de personnes qui ont des profils variés. Vous allez avoir besoin de déléguer, faire confiance etc. Il faut donc mieux privilégier des profils multi tasking que des experts rigides. Vous pouvez très bien faire appel ponctuellement à une expertise par une prestation de service. Mais il faut une certaine flexibilité dans les ressources humaines pour les structures de petites tailles. Je pense qu’il faut le voir comme une chance de ne jamais s’ennuyer et d’être en permanence au four et au moulin.

Clef n°3 : Apprendre à dire non

D’abord savoir dire non à soi-même. Il n’est pas rare (surtout pour des profils créatifs) d’avoir mille idées dans une journée. Pourtant, vous n’allez pas créer une entreprise dès que vous avez une nouvelle idée. Il faut donc apprendre à trier et refuser certaines tâches au profit d’autres…

« Notre capacité à trouver des idées est une bénédiction et une malédiction. C’est formidable que nous soyons constamment inspirés et optimistes, mais il est parfois difficile de se concentrer sur une idée assez longtemps pour en faire une entreprise prospère.  » – Richard Branson

Puis, il faut également savoir dire non aux autres. Si vous avez prévu une tâche prioritaire, alors vous n’avez pas à être dérangé. Il faut mettre les formes avec les autres, mais vous avez le droit de vous accorder du temps seul pour votre concentration. Il est primordial d’avoir préparé l’organisation de sa journée avant qu’elle ne commence. Par ailleurs, vos objectifs de la journée doivent être SMART (Spécifique, mesurable, ambitieux, réaliste et temporel), j’insiste sur le REALISTE… Si votre TO DO de la journée est trop grande ou complexe, vous ne serez pas capables de l’accomplir.

Aussi, il est nécessaire de laisser de l’espace à l’imprévu. Si vous n’accordez pas un minimum de temps à l’imprévu alors il y a de grande chance que votre journée se trouve chamboulée et votre agenda décalé…

Clef n°4 : Aller à l’essentiel

Ce titre ne vous rappelle pas quelque chose ? Aller à l’essentiel, il me semble qu’il y a un livre qui traite ce sujet très bien 🙂

Cette dernière clef consiste à s’appuyer sur la loi du 80/20. C’est à dire, faire en sorte que 20% de vos efforts génèrent 80% de vos résultats… Quand vous exprimez une idée, allez-vous parler de la même manière si vous avez 2 min ou 10 min ? Non…
Il faut donc une discipline personnelle en s’imposant un rythme. Prêtez attention au temps que vous mettez à exprimer une idée… Les blagues les plus courtes sont les meilleures ! Par ailleurs, il est important de définir une durée dans une réunion et respecter le timing. Vous n’avez pas à disposer du temps des autres en imposant votre lenteur. Time is money…

Chaque minute gagnée est du temps pour investir davantage et décolérer son travail du temps. Ne travaillez pas plus, mais travaillez mieux. Plus intelligement !

Je vous retrouve sur Erable 🍁 pour améliorer vos investissements !

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